Alguns cuidados devem ser tomados quando se admite um empregado, pois a legislação trabalhista não para no tempo, ela acompanha as transformações que acontecem no mundo empresarial, não com tanta celeridade, mas está sempre se atualizando. Pensando nisso, fiz um "Passo a Passo" que a empresa deve seguir ao contratar um empregado.
Após a escolha do candidato que vai ocupar a vaga, a empresa deve:
1) Solicitar toda a documentação necessária para preenchimento da papelada e transmissão de informativos, bem como elaboração de cálculos exigidos pelo Ministério do Trabalho, Caixa, Receita, Previdência e outros. Solicitar a Cópia de:
- RG
- CPF
- Título Eleitoral
- CNH - obrigatória para quem for trabalhar utilizando veículo (motorista, entregador, ...)
- Certidão de Nascimento
- Reservista - se for do sexo masculino
- Cartão do PIS
- Comprovante de Escolaridade
- Certidão de Casamento
- Certidão de Nascimento dos Filhos
- Cartão de Vacina para aqueles que tem até 5 anos
- Comprovante de Escolaridade dos Filhos acima de 7 anos
- Comprovante de Endereço (água,luz,telefone)
- Nº da conta corrente - mesmo que a empresa não vá pagar o empregado com depósito em conta, é bom ter os dados de uma conta bancária ativa, para, em caso de rescisão, se o empregado não comparecer no prazo legal, a empresa efetua o depósito das verbas rescisórias e fica isenta do pagamento de multa por atraso (mais simples e menos oneroso que fazer depósito em juízo).
2) Além das cópias dos documentos acima descritos, solicitar também:
- Carteira de Trabalho
- 1 Foto 3x4 - para a Ficha de Registro
A Carteira de Trabalho tem prazo para permanecer nas mãos do empregador, apenas 48 horas, ou seja, assim que a empresa pegar a CTPS ela deverá protocolar o recebimento com recibo, providenciar as devidas anotações e protocolar a devolução no prazo estipulado pela lei.
A empresa também deve encaminhar o empregado para fazer o ASO Admissional (Atestado de Saúde Ocupacional) e o mesmo deve ser custeado pela empresa. Lembramos que a NR 7 diz que o exame admissional deve ser efetuado "antes do início das atividades".
Se o empregado for menor de idade, a documentação de admissão deverá ser assinada por um responsável legal.
Se a empresa tem convênios, o mais seguro para a Empresa é providenciar a Autorização de Desconto, na qual estarão as descrições dos descontos efetuados em folha. Assim, estará de acordo com o Art. 462 da CLT, bem como Enunciado 342 do TST.
Observar a Convenção Coletiva da Categoria, pois ela pode trazer alguma particularidade.
Basicamente é isso. Existem vários outros detalhes que devem ser analisados de acordo com a categoria de cada empresa juntamente com o cargo do empregado, como por exemplo jornada de trabalho, salário, entre outros.
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